Hile Denetiminde Tümevarım Yaklaşımı

İç denetimin olmadığı ya da iç denetimin aktif olarak görevini ifa etmesine imkân tanımayan İşletmelerde meydana gelen hile olaylarının boyutu giderek artmaktadır. Bu bağlamda, işletmelerin operasyonel ve finansal büyüklükleri ne olursa olsun, kendi bünyelerinde çalışan kişilerin hile yapması ile ilgili olarak ortaya çıkan sorunları çok ciddi şekilde dikkate almalı, bu türden eylemleri kaynağında önlemeye yönelik uygulamaları ve buna dönük faaliyetleri ivedilikle hayata geçirmelidir.

Bu konuda geç aksiyon alan işletmeler için,  hilenin gerçekleşmesinden sonra ortaya çıkartılması hem zor hem de maliyetlidir. Bu nedenle hilenin kaynağında önlenmesi çalışmaları üzerinde dikkatle durulması gerekmektedir. Hileden kaynaklanan kayıpların en aza indirilmesinde işletmeler kendine özgü yöntemleri geliştirebilecekleri gibi etkili bir yöntem olan Tümevarım yaklaşımından istifade edebilirler.

Tümevarım Yöntemi

Bu yöntemde parçadan bütüne veya özelden genele ulaşılması amaçlanmaktadır. Yönteme, hile denetimi açısından bakıldığında, öncelikle hilenin kaynakları veya hile belirtileri tespit edilir ve bunların tüm süreçleri baştan sona izlenerek hile ortaya çıkarılır. Bu yöntemin uygulanmasında  esas olan, işletmede oluşan tüm verilerin yazılım programı aracılığı  dijital analize tabi tutulması  ve tespit edilen uygunsuzlukların dikkatle incelenmesidir.

Örneğin bir üretim işletmesinde firmanın tedarikçi listesinde bulunan satıcılardan yapmış olduğu alımlarla ilgili;

bir satıcıdan toplam alımların yüksek oranda arttığını, buna karşın aynı ürünü aynı fiyattan satan diğer bütün satıcılardan yapılan toplam alımların azaldığını gözlemlenmiştir. Daha ileri bir analizde, şirket ayrıca avantajlı satıcının fiyatlarının daha hızlı bir oranda arttığını, avantajlı satıcıdan alınan ürünlerin (talep, onay, sipariş, teslim alma, üretime çıkış, bütçe) süreçleri incelendiğinde  ise gerekli olan miktardan daha fazla alım gerçekleştiğini tespit etmiştir.

Satın alma örnekleri sık sık komisyon hilelerine işaret etmektedir. Çünkü aktif bir iç denetimi olmayan şirket çalışanı  komisyon almaya bir kez başlarsa, raporların (kayıtların) kontrolü alıcıdan satıcıya yer değiştirir. Satıcı bir kez bağlantıları kontrol altına alırsa, fiyatlar sık sık yükselir, avantajlı satıcının satış hacmi artar, diğer satıcılardan alımlar azalır ve bazen satın alınan malların kaliteleri de azalır.

Bu ve benzeri şüpheli alımlar hilenin ispatı değil, belirtileridir. Her ne kadar avantajlı satıcının fiyatları daha yüksek olsa da, aslında, alıcıların bir satıcıdan fazla, diğerlerinden az almalarının nedenleri yasal olabilir. Muhtemelen avantajlı satıcının kalitesi yüksektir ya da teslimatları daha zamanlıdır görüşü savunma olarak karşımıza çıkabilir. Bu durumda

Tümevarım yönteminde satın alınan malzeme ile ilgili talepten başlayan ve üretime çıkışa kadar ki tüm süreçlerin detaylı analizinin yanı sıra üretim esnasında oluşan ve kalite bölümü tarafından geri bildirimi yapılan uygunsuzluklarında kaynağında incelenmesi hilenin tespitinde kolaylık sağlayacaktır. 

Hilenin ortaya çıkarılması için uygulanacak her yöntemin Operasyonel faaliyetlerin yanı sıra Yönetsel faaliyetlerin denetiminde de etkin olması gerekmektedir. Tümevarım  yöntemi her iki faaliyette süreçlere ilişkin oluşan verileri geniş çaplı  araştırarak hilenin yol açtığı anormallikleri ortaya çıkarmakta etkilidir.

Özel bir hileden şüphelenilmesi durumunda ise bu yaklaşımı tersten (yani sondan başa) işletmek hızlı sonuç vermektedir. Metot öncelikli olarak özel bir durumda ne gibi hilelerin ortaya çıkabileceğini belirler. Daha sonra şirket verilerinin dijital analizi yapılmak sureti ile şüphelenen hilenin varlığını araştırır. Araştırma esnasında coso temel prensiplerden yararlanır.

• İncelenen operasyonları ve işi anlamak (Kontrol Ortamı)
• Operasyonda oluşabilecek hileleri anlamak (Risk Analizi)
• Hilelerin oluşturabileceği bulguları anlamak ve (Kontrol faaliyetleri geliştirmek)
• Aranılan bulguları anlamak için veri tabanlarını şirket bilgi sistemlerini kullanmak (Bilgi iletişim)
• Bulunan bulguları takip ederek hilenin ya da başkaca faktörlerin mi bunlara sebebiyet verdiğini araştırmak (İzleme)

Şirket bünyesinde yapılan her türlü denetimde ve her yaklaşımda yukarı da maddeler halinde belirtilen  “Coso küpü” temel prensipleri esas alınmalıdır.

Sonuç olarak hilenin ortaya çıkarılmasının zorluğu, hilenin tespiti ve engellenmesi için görevlendirilmiş kişileri yeni yöntemler geliştirmeğe zorlamaktadır. Özellikle hilenin varlığını daha en baştan anlayabilmek ve tahribatını büyük boyutlara ulaşmadan önleyebilmek için hileyle mücadelede geliştirilmiş “proaktif metotlar” ciddi önem kazanmışlardır. Teknolojinin katkısı ise bu yöntemin işleyişini kolaylaştırmaktadır.

Erdal Yüksel
Serbest Muhasebeci Mali Müşavir
eyuksel@tersan.com.tr

25.02.2022

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)